1. Înainte de toate… de ce furnizare de servicii de Resurse Umane?
Suntem prezenți în domeniul resurselor umane de peste 20 de ani, perioadă în care am trecut prin diverse etape, am crescut și, în același timp, am învățat de la partenerii noștri. Ne bucurăm că suntem parte a unui domeniu dinamic, plin de provocări, care ne oferă ocazia de a face lucruri noi zi de zi.
Pasiunea pentru interacțiunea cu oamenii și încrederea în rolul strategic pe care îl au departamentele de resurse umane sunt valorile care ne-au ghidat încă de la început și care ne-au oferit în permanență motivația pentru a găsi soluții care sa contribuie atat la creșterea departamentelor de resurse umane și, în paralel la bunăstarea și dezvoltarea oamenilor.
2. Care sunt provocările pe care ar trebui să le ia în considerare o companie aflată la început de drum în industrie?
Piața de resurse umane a evoluat mult în ultimii ani, ca urmare a diversificării serviciilor oferite, dar și a tehnologiilor pentru departamentele de HR. Așadar, este mult mai greu pentru o companie aflată la început de drum să fie cu adevărat competitivă din mai multe motive. Pe de o parte, este nevoie de resurse cu expertiză, adică angajați specializați, care în actualul context al pieței de muncă sunt mai greu de accesat. Angajații cu adevărat valoroși pot fi reticenți să facă schimbări în această perioadă, mai ales că o firmă aflată la început de drum poate constitui un risc, iar pentru a contracara aceasta situație este nevoie de oferirea unui pachet salarial peste media pieței.
O altă provocare pe care ar trebui să o gestioneze o companie încă de la început este legată de crearea cadrului pentru derularea cât mai multor fluxuri în mediul digital. Acest aspect este absolut necesar, o dată în termeni de eficiență și competitivitate, dar și pentru desfășurarea activității în regim hibrid.
3. Este piața românească pregătită pentru externalizare în HR?
Smartree a fost prima companie din România care în anul 2000 a venit cu o alternativa curajoasă, la acel moment, pentru eficientizarea proceselor de resurse umane, și anume externalizarea serviciilor de calcul salarial și administrare de personal. Acest lucru se întâmpla în urmă cu mai bine de 20 de ani, iar evoluția noastră din acel punct confirmă importanța serviciilor pe care le oferim. Mai mult, contextul pandemic pe care îl experimentăm de peste un an a expus vulnerabilitatea companiilor la evenimentele imprevizibile și necesitatea de a reacționa rapid, de a fi la curent cu cadrul legal și cu eventualele facilități fiscale oferite în asemenea situații pentru a supraviețui crizei, dar și pentru a putea asigura o continuitate a activității. În asemenea situații, colaborarea cu o firmă specializată în externalizarea proceselor de HR care poate prelua procesele critice este cu atât mai importantă.
Diversificarea serviciilor și soluțiilor pe care le avem astăzi în portofoliu evidențiază faptul că departamentele de resurse umane au nevoie de astfel de colaborări pentru a putea face față provocărilor diverse pe care le au în organizație: de la asigurarea necesarului de personal, a programelor de induction, a training-urilor specializate și a programelor de retenție până la eficientizarea cât mai multor activități repetitive precum procesul de salarizare, administrarea de personal sau pontajul angajaților.
Un alt motiv pentru care companiile aleg să externalizeze anumite procese de resurse umane este expertiza pe care o are o companie specializată. Spre exemplu, Smartree, nu numai că are 20 de ani de experiență în serviciile de externalizare salarizare și administrare de personal, dar prin prisma parteneriatului cu ADP și varientății mari de colaborări din toate domeniile de activitate, fie că este vorba despre mari corporații sau start-up-uri, are acces la o paletă largă de spețe cu impact în salarizare, dar și la cele mai bune practici din domeniu.
4. Ce se externalizează cel mai des? Care este motivul?
Din experienta noastra în domeniu, procesele de HR care sunt cel mai des externalizate sunt cele repetitive, consumatoare de timp și cu risc mare de a genera erori precum procesele de salarizare sau administrare de personal. În plus, sunt procese non-core ale companiei, dar critice, care nu suportă amânări sau erori și care sunt supuse la foarte multe schimbări legislative. Când colaborezi cu o firmă specializată, scapi de responsabilitatea majoră de a găsi uneori peste noapte soluții pentru a interpreta și a implementa în organizație noutățile legislative, iar argumentele pro pot cotinua.
De exemplu, în cazul fluctuației de personal, toate modificările contractuale, încheierile sau încetările de contracte trebuie operate într-un timp foarte scurt în Revisal, și a avea un partener care să poată să îți pună la dispoziție un inspector de resurse umane pentru această activitate poate reprezenta, de asemenea, un mare avantaj.
Servicii la fel de accesate de către partenerii noștri sunt și cele de recrutare și leasing de personal, caz în care gestionăm angajații în totalitate, și îi punem la dispoziția companiilor utilizatori pentru acoperirea nevoilor punctuale de forță de muncă pe o anumită perioadă de timp. Acestea sunt doar cateva din procesele pe care noi le preluăm frecvent și a căror continuitate și bună practică o asigurăm în numele clienților noștri.
5. Cât de mult s-a schimbat rolul HR-ului intern în ultima perioadă? Cât de deschise sunt organizațiile să externalizeze?
În ultimii ani, rolul HR-ului intern a devenit din ce în ce mai important și mai complex, iar în unele cazuri a ajuns să fie asimilat cu un rol strategic de partener, în adevăratul sens al cuvântului, atât pentru managementul companiei, cât și pentru celelalte categorii de stakeholderi cu care interacționează. Noile provocări aduse de pandemie nu au făcut decât să accentueze acest fapt.
Alte provocari ale specialiștilor în resurse umane au fost legate în aceasta perioadă de menținerea coeziunii echipelor, care de peste un an de zile lucrează de acasă, și de dezvoltarea, împreună cu managerii de departamente, de programe clare de comunicare, transparente, prin care angajații să fie ținuți la curent cu tot ce se întâmplă în cadrul companiei. De asemenea, în ultima perioadă, preocupările unui om de HR sunt legate și de o viitoare întoarcere la birou a angajaților, acțiune care necesită un plan foarte elaborat, din toate punctele de vedere.
Cu toate aceste aspecte, este clar că rolul specialiștilor în HR a devenit din ce in ce mai important. Acest rol nu s-a schimbat neapărat, însă presiunea este mult mai mare pe asigurarea unei comunicări clare cu echipa și dezvoltarea unor programe care să vină în sprijinul angajaților.
Astfel, în noul context marcat de incertitudine, focusul HR-ului s-a mutat și mai mult pe sustinerea obiectivelor de crestere a companiei prin motivarea angajaților și dezvoltarea de planuri de retenție și de talent management, căutând să externalizeze tot mai mult procesele repetitive și greoaie, precum payroll-ul sau administrarea de personal către companii specializate. De altfel, externalizarea anumitor procese concomitent cu digitalizarea la nivel de companie și implicit a departamentului HR s-au transformat în obiective strategice începând cu anul trecut.
6. Care sunt, din perspectiva dvs., cele mai importante 5 tendințe pe care HR-ul trebuie să le aibă în vedere în perioada următoare?
Prima și poate cea mai importantă tendință care trebuie luată în considerare la ora actuală este noul model de munca hibrid. Aceasta perioada pandémica, prin care cu toții am trecut, a adus cu ea o schimbare de mentalitate a angajatului, care de-a lungul unui an și jumătate a avut parte de o anumită flexibilitate în ceea ce privește programul de munca, la care nu este dispus să renunțe. În acest sens, probabil, că majoritatea companiilor vor încercă să asigure o tranziție treptata în ceea ce privește revenirea angajaților la birou, și să păstreze un model de munca hibrid că parte componenta a programului de lucru de acum înainte.
Dacă vorbeam mai sus de așteptările angajaților, care odată cu pandemia s-au schimbat, putem spune că și de cealaltă parte a baricadei, și aici ne referim la angajatori, s-au produs anumite schimbări în ceea ce privește așteptările. Așa cum angajații vor flexibilitate, angajatorii își doresc și ei, la rândul lor, eficiență și productivitate. Accentul se va pune, deci, de acum încolo mai mult pe calitatea activității desfășurate, pe adaptabilitatea în asimilarea de noi skill-uri.
O alta tendință care va căpăta amploare în perioada următoare este cea legată de eficientizarea activităților din cadrul companiei prin intermediul tehnologiei. Vorbim aici de demararea unui proces de automatizare oriunde este posibil, HR-ul fiind interesat să se asigure pe de o parte că toate procesele sale sunt digitalizate, de la salarizare, pontaj, până la recrutare, onboarding, accesare training-uri, iar pe de alta parte să ofere un nivel crescut de satisfacție angajaților prin implementarea de noi tool-uri, că de exemplu chatboti, prin care angajații să aibă vizibilitate și acces instant la informații HR din companie.
În continuare, ca și obiectiv major al HR-ului, va rămâne grija mult mai mare față de sănătatea angajaților. Focusul pe angajat și pe sănătatea emoțională a acestuia reprezintă un aspect deosebit de important în aceasta perioada în care, potrivit mai multor studii, ne confruntăm deja cu o fluctuație mare a forței de muncă, dar și cu o lipsa de personal. Atâta timp cât companiile vor fi preocupate de starea de wellbeing a angajatului, de reținerea acestuia în companie, există șanse mai mari de a atrage și candidați valoroși pe viitor.
De asemenea, un accent mare se pune în perioada actuală și pe o comunicare intraorganizaționala transparentă, ca o nevoie de a substitui distanțarea fizica dintre angajați în toată această perioada pandemică. În timp, deschiderea companiilor spre angajați se poate transforma într-o reală oportunitate, aceea de creștere a retenției.
7. Care sunt principalele proiecte pe care le implementați în cadrul organizației dvs. pentru a răspunde provocărilor curente.
Provocările cu care ne confruntăm sunt cele specifice acestei perioade și sunt legate în principal de redefinirea normalității în relațiile de muncă și adaptarea la această normalitate. În momentul de față suntem în situația în care încercăm să găsim un echilibru între un mod de lucru flexibil care să se plieze pe așteptările angajaților concomitent cu întoarcerea treptată la birouri pentru câteva zile pe săptămână.
Cel mai important lucru pentru noi rămâne însă oferirea unui mediu sigur pentru toți colegii în momentul în care vor fi prezenți la birouri. Pentru a facilita acest lucru am implementat recent o aplicatie, PandemSafe, care să ne ajute în programarea întoarcerii în siguranță la birou și în gestionarea sistemului de muncă hibrid. Practic, aceasta aplicație dă posibilitatea tuturor colegilor să rezerve dinamic locurile fizice din spațiile de lucru astfel încât să fie respectate normele de distanțare socială. Tot cu ajutorul acestei aplicații, avem acces la rapoarte la nivel de companie, per department, dar și la nivel de angajat cu privire la mix-ul telemuncă versus munca de la birou, ceea ce ne ajută să avem vizibilitate asupra numărului de colegi care sunt prezenți la birouri astfel încât să ne asigurăm în permanență că respectăm legislația în vigoare.
În afara aspectului legat de funcționarea în parametri optimi la birou, din punct de vedere siguranță, un alt proiect pe care l-am inițiat în aceasta perioadă este cel legat de creșterea angajamentului natural în cadrul echipelor și reclădirea spiritului de echipa în cadrul unui proiect mai amplu de analiza și redefinire a culturii organizaționale.
8. Cum s-au schimbat recrutarea și onboardingul din noile perspective: remote sau hibrid.
Procesele de recrutare s-au adaptat și ele noului context și sunt realizate prin intermediul aplicațiilor online, evitandu-se astfel întâlnirile face-to-face. Este o abordare din ce în ce mai utilizată în ultimii ani, unanim acceptată atât de recrutori, cât și de candidați, dar care însă vine cu o serie de limitări, mai ales în ceea ce privește opinia informală pe care ți-o poți forma în privința unui candidat, mai ales în ceea ce privește atitudinea, deschiderea, dar și compatibilitatea acestuia cu cultura organizațională a companiei.
Atributele acestea sunt din ce în ce mai importante în ultima vreme pentru recrutori, care au început să pună foarte mult accentul pe adaptabilitatea oamenilor, pe viteza de reacție și pe valorile lor.
În ceea ce privește onboarding-ul, focusul s-a mutat din ce în ce mai mult pe digitalizarea acestui proces cu ajutorul programelor specializate de onboarding, care reușesc să concentreze cele mai importante informații despre organizație și să-i ofere noului angajat o perspectiva asupra valorilor și procedurilor companiei și nu numai. Avantajul folosirii unor astfel de platforme online de onboarding consta tocmai în faptul că informațiile care ajung la angajat sunt transmise în diverse forme, chiar și video-uri, și sunt ușor de asimilat. Cu toate acestea, însușirea skill-urilor necesare și integrarea noilor angajați în echipa sunt mai dificile când nu exista interacțiunea cu colegii și managerul direct.
9. Cum păstrați moralul și implicarea echipelor, departamentelor/ angajaților?
Comunicarea joacă un rol cheie în această perioadă. Încercăm pe cât posibil să păstrăm în cadrul fiecărui departament din interiorul companiei o comunicare eficientă și transparentă, inclusiv pe teme informale, ieșind oarecum din cadrul instituțional, acest lucru fiind esențial pentru menținerea încrederii oamenilor. Este, deci, foarte important ca fiecare angajator să-și seteze o strategie de comunicare bine pusă la punct și să încurajeze managerii să comunice constant cu oamenii din echipa.
Tot la capitolul comunicareși transparență, îi încurajăm pe colegii noștri să-și exprime liber opiniile și punctul de vedere și pentru a facilita acest lucru trimitem periodic chestionare pe temele cele mai importante.
De asemenea, pentru păstrarea unui moral ridicat, încercam să-i implicăm pe colegii noștri în noi proiecte și provocări, care să le stârnească curiozitatea și să le aducă satisfacția unei noi reușite pentru companie, cât și pentru parcursul lor profesional.
10. Cât de importantă este tehnologia pentru HR?
Tehnologia a devenit o componentă importantă a vieții noastre de zi cu zi, iar aplicațiile de tip enterprise nu mai sunt de mult o noutate. Majoritatea sistemelor HR sunt special concepute să optimizeze procesele specifice de resurse umane și să preia povara proceselor de rutină de pe umerii specialiștilor de HR. Acesta este și cazul soluției noastre, Mystaff, care gestionează centralizat fluxurile interne de HR și oferă posibilitatea digitalizării proceselor interne, pornind de la etapa de recrutare, onboarding, procesul de pontaj, training, gestionarea deconturilor, gestionarea dosarului electronic al angajatului sau al beneficiilor flexibile pe care le oferă compania, etc., până la procesul de exit interview și, bineînțeles, procesele de salarizare și administrare de personal. Inteligența artificială și noile aplicații, care sunt orientate spre automatizarea proceselor de HR, transformă și mai mult acest departament. O importanță centrală o joaca aici asistenții virtuali inteligenți, ca de exemplu chatbot-ul MySmarty, dezvoltat de Smartree în parteneriat cu Druid. MySmarty asigură interacțiunea automatizată și accesul instant al angajaților la informații și documente specifice administrării de personal, precum diversele tipuri de adeverințe sau fluturași de salariu. El poate însă să acopere și alte procese din zona resurselor umane, precum gestionarea procesului de recrutare și să contribuie la eliminarea anumitor operațiuni manuale, precum introducerea sau actualizarea datelor personale.
Aceste aplicații sunt deja uzuale în cadrul companiilor, iar criza medicala prin care am trecut a accentuat mai mult nevoia de astfel de sisteme. Ele nu mai sunt însă singurele instrumente pe care le au la dispoziție specialiștii de HR. O dată cu noile provocări, au apărut și alte aplicații care, odată conectate cu sistemele principale HCM, te ajută să gestionezi întoarcerea în siguranță la birou a angajaților, cum este cazul aplicației PandemSafe, pe care de altfel o folosim și noi intern.
Ca și concluzie, tehnologia este esențială pentru creșterea eficienței proceselor din cadrul companiei și implicit a departamentului HR, dar în ultima vreme este orientată, în egală măsură, și spre creșterea satisfacției oamenilor.
11. Este pregătită piața de HR să adopte ultímele tehnologii în HR?
Piața de HR este deja o piață matură, care nu numai că este pregătită să adopte noile tehnologii, dar este și forțată de noile împrejurări. Provocările cu care se confruntă managerii de HR sunt din ce în ce mai diverse, iar utilizarea tehnologiilor menționate mai sus cu siguranță că fac diferența între organizații, atât la nivel de competitivitate, dar și în termeni de retenție și atractivitate în piață.
12. Câteva cuvinte despre organizație.
Lider în România pe piața serviciilor de outsourcing de salarizare și administrare de personal, Smartree (www.smartree.com) oferă de peste 20 de ani, servicii și soluții software complete pentru managementul strategic al proceselor de resurse umane, aflate într-o continuă evoluție.
Smartree are o poziționare unică pe piața din Romania, fiind singurul partener local ADP, cel mai mare procesator de salarii la nivel global. Expertiza în cele mai bune practici din industrie, dar și know how-ul celor peste 100 de specialiști care își desfășoară activitatea în serviciile de payroll, administrare de personal, recrutare și dezvoltare software HR au consolidat în permanență portofoliul de clienți Smartree, format în majoritate din importante companii multinaționale, dar și companii cu capital integral românesc.
13. Câteva cuvinte despre persoana care semnează.
Cu peste 10 ani de experiență în domeniul HR și un background solid în zona de corporate finance și project management, Alexandra Peligrad s-a alăturat echipei Smartree din poziția de CFO, fiind implicată în toate proiectele majore ale companiei. Anterior colaborării cu Smartree, Alexandra Peligrad a ocupat diverse poziții cheie în departamentele Financiar și Business Development din cadrul grupului Rompetrol și deține o certificare ACCA și un Master în Business Administration la Central European University Business School.
