La începutul anului curent, a fost stabilit că perioada de arhivare a registrelor de contabilitate obligatorii și a documentelor justificative, inclusiv a statelor de salarii este de cinci ani, fără excepții. Ca urmare, Ministerul Finanțelor (MF) a emis recent un ordin pentru a implementa această perioadă unică de arhivare a actelor contabile.
Până în prezent, existau trei perioade diferite de arhivare, în funcție de tipul de act contabil în discuție – cinci, zece sau 50 de ani (acesta din urmă se aplica doar statelor de salarii). Odată cu apariția Legii 195/2022 și a Legii 36/2023, începând cu 15 ianuarie 2023, a fost stabilită o perioadă unică de arhivare de cinci ani pentru toate registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative.
Având în vedere această schimbare majoră în privința arhivării actelor contabile, Ministerul Finanțelor a ajustat reglementările contabile folosite de firme, PFA-uri și ONG-uri prin intermediul Ordinului 1.447/2023 publicat în Monitorul Oficial și intrat în vigoare la data de 24 mai 2023.
În primul rând, există două modificări aduse Ordinului MF 2.634/2015, care se referă la documentele financiar-contabile.
Termenul de arhivare de cinci ani este prevăzut în mod expres, eliminându-se astfel regulile anterioare. La regulile actuale s-a adăugat o prevedere specifică cu privire la arhivarea actelor contabile, în conformitate cu prevederile Legii contabilității: „Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din legea contabilității timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii”. În același timp, au fost abrogate anexa 4, care stabilea actele contabile pentru care se aplica termenul de arhivare de cinci ani, precum și prevederile referitoare la termenele de arhivare de zece și 50 de ani.
De asemenea, au fost introduse reguli privind reconstituirea actelor contabile, aplicabile doar documentelor aflate în termenul de arhivare. Prin aceste noi reglementări, s-a stabilit că „Reconstituirea prevăzută de prezentele norme este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se află în termenul de păstrare prevăzut de legea contabilității„. Aceasta înseamnă că documentele pierdute sau distruse, care se află în termenul de păstrare de cinci ani, trebuie reconstituite conform noilor reglementări. Această prevedere este considerată un pas înainte de către specialiști în domeniu.
Cu toate acestea, trebuie menționat că regula privind păstrarea documentelor justificative pentru bunurile cu durată de viață mai mare de cinci ani rămâne în vigoare. Astfel, aceste documente trebuie păstrate pe întreaga durată a vieții utile a bunurilor respective.
În al doilea rând, au fost aduse modificări la Ordinul MF 170/2015, care abordează reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă, și la Ordinul MF 3.103/2017, care se referă la reglementările contabile pentru ONG-uri.
În ambele documente, termenul de arhivare de cinci ani este prevăzut în mod expres, eliminându-se astfel regulile anterioare. La regulile actuale s-a adăugat o prevedere specifică cu privire la arhivarea actelor contabile: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor care conduc contabilitatea în partidă simplă (inclusiv ONG-urile) timp de cinci ani – calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii. De asemenea, au fost abrogate prevederile referitoare la păstrarea Registrului-jurnal și a Registrului-inventar pe o perioadă de zece ani și la păstrarea statelor de salarii pe o perioadă de 50 de ani.
La fel, regula privind păstrarea documentelor justificative pentru bunurile cu durată de viață mai mare de cinci ani rămâne în vigoare. Astfel, aceste documente trebuie păstrate pe întreaga durată a vieții utile a bunurilor respective.
Aceste modificări semnificative în privința arhivării actelor contabile aduc claritate și uniformitate în domeniu, eliminând divergențele anterioare privind perioadele de arhivare. Prin implementarea unei perioade unice de cinci ani pentru toate actele contabile, se facilitează procesul de păstrare și gestionare a documentelor în cadrul firmelor, PFA-urilor și ONG-urilor, contribuind la o mai bună eficiență și transparență în domeniul contabilității.
Credit foto shutterstock.com
